Materi 2 - Pembuatan KAK

Dalam materi kali ini, saya akan iseng iseng membuat sebuah KAK(Kerangka Acuan Kerja) atau TOR(Term of Reference).

KAK sendiri adalah suatu dokumen yang menginformasikan gambaran latar belakang, tujuan, ruang lingkup dan struktur sebuah proyek pengadaan barang yang telah disusun oleh dinas terkait.
sumber: pengadaan.web.id

Contoh KAK sendiri adalah seperti berikut:

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) SISTEM
TRACKING ARMADA EKSPEDISI BARANG 2017

1. Latar Belakang

Menurut Hall (2001, p7), sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.  Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia (1999, p512), pengiriman adalah kiriman; hal (perbuatan dan sebagainya) mengirimkan.

Menurut (www.wikipedia.org), pengiriman adalah proses pengangkutan barang-barang. Kebanyakan barang-barang diantarkan lewat jaringan transportasi. Muatan (barang-barang fisik) terutama diantarkan melalui darat dengan memakai kereta api, melalui jalur laut dengan menggunakan kapal laut dan melalui udara dengan menggunakan perusahaan penerbangan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi pengiriman barang adalah sebuah rangkaian prosedur dimana data-data tentang cara dan hasil pekerjaan dari menyampaikan barang kepada seseorang yang diolah menjadi informasi yang bermanfaat bagi manajemen perusahaan.

2. Maksud dan Tujuan

- Mempermudah proses tracking ekspedisi armada pengantaran barang

- Menambah kepercayaan konsumen akan layanan ekspedisi

- Membuat konsumen mengetahui keadaan barang tiap waktu.

3. Sasaran

- Terpenuhinya kebutuhan tracking lokasi armada dan barang.

- Peningkatan informasi kepada user mengenasi jejak pengiriman

4. Nama Organisasi

Del-Track

5. Sumber dana dan perkiraan biaya

Sumber dana berasal dari investor dan perkiraan biaya adalah sejumlah Rp 75.000.000,-

Lingkup, Lokasi Kegiatan, Data dan Fasilitas Penunjang, Serta Alih Pengetahuan

Lingkup Kegiatan

- Perancangan Sistem

Perancangan yang akan digunakan dalam membuat sistem ini ada 6 macam perancangan, yaitu perancangan proses, flowchart, DFD, ERD, relasi tabel, dan struktur tabel.

- Perancangan Proses

Sistem dapat melakukan pendataan user, paket, kota, dan transaksi.

Sistem dapat menampilkan laporan data paket, kota dan transaksi. Pada laporan transaksi dibagi menjadi laporan parameter kota, laporan parameter jenis barang dan cetak kwitansi untuk pengirim dan penerima.

Admin dapat mengakses data user, paket, kota, dan transaksi.

Operator dapat mengakses data transaksi.

Hak akses admin dan operator meliputi tambah, edit, hapus, cari data dan lihat laporan.

Dari gambaran proses diatas dapat diketahui kesatuan luar, data masukan dan data keluaran dari sistem informasi pengiriman paket dan dokumen pada Tiki Gerai 10 Yogyakarta antara lain:

- Kesatuan Luar

Admin adalah pemilik Tiki Gerai 10 Yogyakarta yang memiliki hak akses paling luas. Meliputi hak akses user, paket, kota, dan transaksi

Operator adalah operator Tiki Gerai 10 Yogyakarta yang memiliki hak akses untuk mengelola data transaksi

- Data Masukan

Data masukan meliputi data user, paket, kota, dan transaksi.

- Data Keluaran

Data keluaran meliputi laporan paket, kota dan transaksi.

Sistematis Pembuatan

Sistem Flowchart

Perancangan Basis Data

DFD Level 0 Sistem Informasi Pengiriman Paket dan Dokumen

DFD Level 1 Sistem Informasi Pengiriman Paket dan Dokumen

DFD Level 2 Sistem Informasi Pengiriman Paket dan Dokumen

ERD (Entity Relationship Diagram)

Rancangan Form

Form Login

Form Halaman Home

Implementasi Sistem (PHP dan MySQL)

Lokasi Kegiatan

Jurusan Teknik Informatika ITS  Surabaya

Data dan Fasilitas Penunjang

Data Paket Barang dan Dokumen

Data Pekerja

Perangkat Keras

Processor         : Intel (R) Core (TM) 2 Duo CPU T5750 @ 2.0 Ghz

Memory         : 1,00 GB

VGA                 : Mobile Intel (R) 965 Express Chipset Family

Hardisk         : 26 GB Free (39GB Total)

Sistem Operasi         : Windows 7 Ultimate

Keyboard dan mouse

Perangkat Lunak

MySQL

PHP (Perl Hypertext Processor)

Adobe Dreamwaver 8

Adobe Photoshop CS 3

XAMPP 1.7.4

Web Browser, Web Server, Database Server, Client Side Cripting, Server Side Cripting

Alih Pengetahuan

Penyedia jasa akan memberikan petunjuk berupa tutorial untuk menjalankan aplikasi yang disertakan, dan memberikan pelatihan khusus kepada operator demi memenuhi kebutuhan alih pengetahuan.

Metodologi

Metodologi yang digunakan dalam pembuatan aplikasi tracking ini adalah SDLC (Software Development Life Cycle)

Jangka Waktu Pelaksanaan

Jangan waktu pelaksanaan dari pengembangan aplikasi tracking ini adalah selama 3 bulan, terhitung dari tanggal 1 Maret 2017.

Kualifikasi

1. Bersedia tidak menyebarluaskan data yang bersifat pribadi.
2. Berkomitmen terhadap pekerjaan.
3. Menggunakan metode yang baik.

J. Tenaga Ahli

Demi menunjang keberlangsungan pengembangan, maka dibutuhkan tenaga ahli sebagai berikut.

1. Team Leader (1 orang)
• Berpendidikan minimal S2 Teknik Informatika
2. Web Engineer (2 orang)
• Berpendidikan minimal S1 Teknik Informatika, dengan minimal pengalaman kerja selama 1 tahun.
3. Trainer
• Berpendidikan minimal S2 Teknik Informatika.
4. Dokumentator
• Berpendidikan minimal S1 Teknik Informatika.

Keluaran

Keluaran yang dihasilkan adalah berupa sebuah aplikasi tracking serta dokumentasi penunjang untuk memudahkan perawatan serta penggunaan aplikasi.

Pelaporan

1. Laporan Pendahuluan
• Rencana kerja
• Jadwal kegiatan
• Estimasi waktu selesai sebelum deadline
2. Laporan Interim
• Hasil yang sudah dicapai
• Masalah pelaksanaan dan solusi
• Rencana baru selanjutnya
3. Laporan Akhir
• Laporan mingguan
• Keluaran proyek
4. Laporan mingguan pada pertemuan rutin

Materi 1 -- Manajemen Proyek Perangkat Lunak

Pengertian

MPPL adalah sebuah proses pembelajaran dimana kita harus melakukan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama dengan menggunakan beberapa fungsi yaitu perencanaan

Manajemen proyek perangkat lunak yang efektif berfokus pada tiga P: people (manusia), problem (masalah), process (proses). Urutannya tidak dapat berubah. Manajer yang lupa bahwa kerja rekayasa perangkat lunak merupakan usaha manusia yang intens, tidak akan pernah meraih sukses dalam manajemen proyek. 

Seorang manajer yang gagal melakukan komunikasi pelanggan yang komprehensif diawal evolusi sebuah proyek, beresiko membangun pemecahan yang elegan untuk masalah-masalah yang salah. Ahirnya manajemen yang tidak begitu memperhatikan proses, beresiko menyisipkan metode teknik yang cakap serta peranti ke dalam sebuah ruang hampa.

Perencanaan struktur organisasi

Berikut adalah tugas-tugas yang terbagi dari penyusunan struktur organisasi :

• Project Manager mempunyai tanggung jawab dan tugas yang bermacam-macam, tidak hanya terfokus pada hal-hal yg teknis sifatnya. Bagaimana layaknya seorang project manager harus mempunyai kemampuan membuat tim proyek agar tetap solid, mampu memonitor dan mengontrol budget serta mempunyai kemampuan analisis resiko yang baik.
• System Analys bertugas untuk mengembangkan definisi sistem dan planning project.
• Designer bertugas merancang produk yang sesuai dengan project yang sedang dikerjakan.
• Programmer bertugas untuk membuat program-program yang sesuai dengan project timnya, yang nantinya program ini akan berpengaruh terhadap pengerjaan project tersebut.
• Tester atau Penguji bertugas untuk melakukan uji per unit sistem apakah program yang dijalankan sesuai dengan apa yang diharapkan.

Tahapan

Tahap dalam Manejemen Proyek Perangkat Lunak yaitu

1. Planning adalah berawal daritujuan apa yang hendak dicapai
2. Organiting adalah pengorganisasian atau pengumpulan segala sumber daya potensial yang dimiliki
3. Actuating adalah tindakan menggunakan sumber daya potensial tersebut, dan
4. Controlling adalah pengawasan terhadap tindakan-tindakan yang dilakukan

KAK ( Kerangka Acuan Kerja )

Kerangka Acuan Kerja atau juga disebut Term of Reference (TOR) Pengadaan Barang adalah suatu dokumen yang menginformasikan gambaran latar belakang, tujuan, ruang lingkup dan struktur sebuah proyek pengadaan barang yang telah disusun oleh SKPD/dinas terkait. 

KAK/Term of Reference (TOR) menjadi salah satu data pendukung dalam pengalokasian anggaran. 

Contoh KAK seperti berikut:  

KERANGKA ACUAN KERJA

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN (SIK) KEMENTERIAN KEHUTANAN

Kerangka Acuan Kerja

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN (SIK) KEMENTERIAN KEHUTANAN

1	Latar Belakang

Dengan adanya peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian dan Lembaga, berimplikasi kepada perubahan struktur organisasi di Kementerian Kehutanan. Perubahan struktur organisasi berimplikasi juga kepada adanya perubahan pada database Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan. Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan akan mengalami beberapa perubahan nomenklatur sesuai dengan perubahan organisasi.

Untuk menjaga kelancaran operasional Sistem Informasi Kearsipan, maka Kementerian Kehutanan menyempurnakan aplikasi SIK-nya sesuai dengan kebutuhan.

2	Maksud dan Tujuan

Maksud dari kegiatan pengembangan SIK Kementerian Kehutanan ini adalah untuk memperlancar kegiatan tata kelola persuratan di Kementerian Kehutanan, dengan tujuan untuk dapat memberikan jaminan pelayanan terhadap keberlangsungan operasioanal dari SIK Kementerian Kehutanan secara keseluruhan dan mandiri.

3

Sasaran

 

Sasaran yang akn dicapai dari pelaksanaan kegiatan ini adalah :

1.         Adanya perubahan aplikasi SIK dibeberapa Eselon I Kementerian Kehutanan dan Eselon II Kementerian Kehutanan.

2.         Adanya peningkatan kemampuan sumberdaya manusia Dephut dalam teknologi informasi (TI) khususnya TI digunakan dalam SIK Kementerian Kehutanan.

 

4	Ruang Lingkup Pekerjaan

 

Ruang lingkup pekerjaan pengembangan aplikasi SIK Kementerian Kehutanan yang akan dilaksanakan di lingkungan Kementerian Kehutanan adalah :

1.         Penyempurnaan Modul Aplikasi SIK di beberapa Eselon I dan Eselon II, yaitu:

§  Modul Surat Masuk

§  Modul Surat Keluar

§  Modul Pengarsipan

§  Modul Parameter

2.         Penyempurnaan aplikasi SIK di beberapa Eselon I karena adanya Tata Nama baru (nomenklatur), yaitu:

§  Direktorat Jenderal Reboisasi dan Rehabilitasi Lahan menjadi Direktorat Jenderal Bina Pengelolaan Daerah Aliran Sungai dan Perhutanan Sosial.

§  Direktorat Jenderal Bina Produksi Kehutanan menjadi Direktorat Jenderal Bina Usaha Kehutanan.

§  Adanya Penambahan Eselon I yaitu Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kehutanan.

3.         Pengembangan aplikasi SIK di lingkup Biro Umum sampai kepada Eselon III, yaitu:

§  Modul Surat Masuk

§  Modul Surat Keluar

§  Modul Pengarsipan

§  Modul Parameter

5	Rencana Anggaran Biaya

Pembiayaan dari pengembangan Sistem Informasi Kearsipan sebesar Rp. 100.000.000,00 (Seratus Juta Rupiah), terdapat dalam anggaran APBN Kementerian Kehutanan tahun 2011.

6	Jangka Waktu Pelaksanaan

Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan selama 1 (satu) bulan kalender yang dilaksanakan pada Tahun Anggaran 2011.

7	Lokasi Kegiatan

Kegiatan jasa pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan dilaksanakan di Indonesia. Lokasi di Jakarta (Komplek Gedung Manggala Wanabhakti).

8	Tenaga Ahli

a.       Personel Pelaksana Pekerjaan.

Untuk kelancaran pekerjaan ini dibutuhkan tenaga ahli sebagai berikut:

1.       Ketua Tim (Team Leader) (1 orang)

2.       Ahli Database (Database Enginer) (1 orang)

3.       Ahli Sistem analist (System Analyst) (1 orang)

4.       Ahli Pemrograman (Programmer) (3 orang)

b.       Kompetensi Personel Pelaksaaan Pekerjaan

Untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, kompetensi yang dibutuhkan untuk masing-masing Personel diatas; adalah sebagai berikut:

1.       Ketua Tim

Ketua Tim yang ditugaskan dalam pelaksanaan pekerjaan ini mempunyai tanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh tenaga ahli yang dilibatkan serta mengendalikan jalannya pelaksanaan pekerjaan tim. Adapun kriterianya adalah :

a.       Berpengalaman memimpin tim pengembangan dan pembangunan (sistem informasi);

b.       Memiliki pemahaman yang baik mengenai penyusunan jadwal  pengembangan dan pembangunan sistem sesuai dengan kapasitas sistem;

c.       Memiliki track record yang baik memimpin tim kerja dalam hal ketepatan waktu pekerjaan;

d.       Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 10 tahun;

e.       Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1, latar belakang S2 pada bidang Manajemen Proyek akan merupakan nilai tambah;

2.       Ahli Database

Ahli Database bertanggung jawab atas kegiatan yang berkaitan dengan perubahan sistem data yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan. Adapun  kriterianya adalah:

a.       Berpengalaman menggunakan Lotus Domino dan Lotus Notes baik MS Windows maupun Linux;

b.       Mampu melakukan trouble shooting Lotus Domino dan Lotus Notes di Ms Windows maupun Linux;

c.       Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;

d.       Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;

e.       Memiliki pengalaman secara intensif dengan Operating System Ms Windows Server 2003, Ms Windows XP, dan Linux;

3.       Ahli Analisis Sistem (Systems Analyst)

Systems Analyst mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut:

a.       Melakukan review atas kegiatan manajemen pemerintahan di lingkungan Kementerian Kehutanan secara umum, dan khususnya yang berhubungan dengan perubahan dalam pengelolaan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan (SIK), dan pelaksanaan monitoring kesesuai data dan aplikasi,. Proses review ini meliputi proses, data, informasi, dan dokumen yang digunakan.

b.       Menganalisis dan mengevaluasi kemampuan sistem informasi yang mengalami perubahan dan melakukan pengolahan data/informasi sehingga menjadi sebuah laporan.

c.       Mengusulkan konsep pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.

d.       Merancang pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer sesuai dengan kebutuhan dalam pelaksanaan pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.

e.       Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;

f.        Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;

4.       Ahli Pemrograman Komputer (Programmer)

Ahli Pemrograman Komputer mempunyai kriteria dan tanggungjawab sebagai berikut:

a.       Melakukan inventarisasi aplikasi-aplikasi, data-data tabulasi dan format-format kebutuhan informasi yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Kementerian Kehutanan.

b.       Melakukan inventarisasi perubahan aliran-aliran data di dalam Sistem Informasi Kearsipan.

c.       Melakukan klasifikasi terhadap data-data yang telah diinventarisasikan dan dikembangkan untuk dikelompokan serta disesuaikan dengan kebutuhan perubahan informasi.

d.       Membantu tenaga ahli Database dalam mengembangkan database Sistem Informasi Kearsipan.

e.       Membangun pengembangan modul-modul aplikasi dari rancangan sistem yang telah dibangun oleh Tim.

f.        Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;

g.       Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;

9

Pelaporan

Jenis laporan yang dibuat adalah:

1.          Laporan Pendahuluan, memberikan gambaran umum keseluruhan metodologi pelaksanaan pekerjaan pengembangan serta rencana kerja detail yang akan dilaksanakan  oleh  Konsultan, yaitu:

a.    Rencana Kerja secara menyeluruh termasuk metodologi pelaksanaan pekerjaan;

b.    Alokasi tenaga ahli dan pendukung lainnya;

c.    Jadwal kegiatan pelaksanaan pekerjaan.

2.          Laporan Akhir (Final Report), menjelaskan tentang hasil pekerjaan pengembangan secara keseluruhan, seperti:

Dokumen pendukung pelaksanaan pekerjaan:

§  Dokumen Teknis (Analisis, Desain, Coding)

§  Manual Book

Mengetahui

Pejabat Pembuat Komitmen TU Kementerian